ในยุคที่ทุกอย่างก้าวเข้าสู่ระบบดิจิทัล กรมสรรพากรได้ส่งเสริมการใช้ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice แทนใบกำกับภาษีแบบกระดาษ เพื่อให้การทำงานของธุรกิจง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และลดความผิดพลาด แต่หลายคนอาจยังสงสัยว่า e-Tax Invoice คืออะไร? มีข้อดีอะไรบ้าง? และเริ่มใช้งานได้อย่างไร? บทความนี้มีคำตอบ
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) คืออะไร?
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารหลักฐานแสดงการขายสินค้าหรือให้บริการ ที่จัดทำและส่งมอบในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แทนการพิมพ์ลงบนกระดาษ มีข้อมูลครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด และมีผลใช้งานได้ตามกฎหมายเช่นเดียวกับใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ
ถูกต้องตามกฎหมายเท่ากับใบกระดาษ
รับรองโดยกรมสรรพากร
ใช้ยื่นภาษีและหักลดภาษีซื้อได้ปกติ
ข้อมูลที่ต้องมีใน e-Tax Invoice
เพื่อให้ถือว่าเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์ ต้องมีข้อมูลครบถ้วน ดังนี้
คำว่า "ใบกำกับภาษี" อย่างชัดเจน
เลขที่เอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)
วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบกำกับภาษี
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ
รายการสินค้าหรือบริการ ราคา หน่วย จำนวนเงิน
อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น
ข้อดีของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
1. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
ไม่ต้องเสียค่าพิมพ์ ค่ากระดาษ ค่าจัดส่ง และค่าเก็บรักษาเอกสาร
ส่งให้ลูกค้าทันทีทางอีเมลหรือช่องทางดิจิทัล ไม่ต้องรอขนส่ง
2. ลดความผิดพลาดและการทำงานซ้ำซ้อน
ข้อมูลถูกบันทึกในระบบโดยตรง ลดการพิมพ์ผิด หรือคำนวณผิด
เชื่อมต่อกับระบบบัญชีและระบบยื่นภาษีได้ทันที ลดขั้นตอนการทำงาน
3. จัดเก็บและค้นหาง่าย
เก็บในรูปแบบไฟล์อย่างเป็นระเบียบ ค้นหาเอกสารด้วยเลขที่ วันที่ หรือชื่อลูกค้าได้ในพริบตา
ไม่ต้องใช้พื้นที่เก็บเอกสารจำนวนมาก คงสภาพเอกสารได้นานโดยไม่ชำรุด
4. ทันสมัย สอดคล้องกับนโยบายรัฐบาล
เป็นไปตามนโยบายการลดกระดาษของกรมสรรพากร
เตรียมความพร้อมสู่ระบบภาษีดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบในอนาคต
5. เพิ่มความน่าเชื่อถือ
แสดงภาพลักษณ์ที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพของธุรกิจ
มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล ทำให้ปลอมแปลงได้ยากกว่าเอกสารกระดาษ
ใครสามารถใช้ e-Tax Invoice ได้บ้าง?
ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือหน่วยงานราชการ
เริ่มใช้งานได้ด้วยความสมัครใจ และในอนาคตกรมสรรพากรจะขยายให้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น
เปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ต้องทำอย่างไร?
ขั้นตอนการเริ่มใช้งานไม่ยุ่งยาก แบ่งเป็นขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
1. ลงทะเบียน แจ้งความประสงค์ใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์กับกรมสรรพากร
2. จัดเตรียมระบบ เลือกใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ที่เชื่อมต่อกับระบบ e-Tax ของกรมสรรพากรได้
3. ขอใบรับรองลายมือชื่อดิจิทัล เพื่อลงนามรับรองความถูกต้องของเอกสาร
4. ทดสอบและเริ่มใช้งาน ทดสอบระบบก่อนเปิดใช้จริง จากนั้นก็สามารถออกและส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้ลูกค้าได้ทันที
คำแนะนำ : การใช้ระบบบัญชีออนไลน์ที่รองรับ e-Tax Invoice จะช่วยให้ท่านจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บเอกสารได้ครบวงจรในที่เดียว ไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อน
คำถามที่พบบ่อย
e-Tax Invoice ต้องเก็บไว้นานเท่าใด?
เหมือนเอกสารกระดาษ คือ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ทำการออกเอกสาร
ผู้ซื้อปฏิเสธไม่รับ e-Tax Invoice ได้หรือไม่?
ไม่ได้ เพราะใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีผลตามกฎหมายเทียบเท่าใบกำกับภาษีแบบกระดาษ ผู้ซื้อมีหน้าที่รับและใช้ประโยชน์ได้ตามปกติ
ยื่นภาษีซื้อจาก e-Tax Invoice ได้หรือไม่?
ได้ปกติครับ สามารถนำไปหักลดในการคำนวณภาษีได้เหมือนใบกำกับภาษีแบบกระดาษทุกประการ
สรุป
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) คืออนาคตของการทำธุรกิจที่ต้องก้าวเข้าสู่ ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยยกระดับระบบงานบัญชีและการจัดการภายในธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
หากธุรกิจของคุณยังไม่ได้เริ่มใช้ ถือว่าเป็นโอกาสดีที่จะเริ่มศึกษาและเตรียมความพร้อม เพื่อให้การทำงานคล่องตัวและทันสมัย
