เมื่อจดทะเบียนบริษัทเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ก็ยังมีขั้นตอนสำคัญอีกมากที่ต้องดำเนินการ เพื่อให้บริษัทดำเนินงานได้อย่างถูกกฎหมาย ครบถ้วน และราบรื่น ซึ่งบทความนี้ได้จัดเรียงขั้นตอนไว้เป็นขั้นตอน ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 : รับและตรวจสอบเอกสารหลักฐานการจดทะเบียน
เมื่อยื่นขอจดทะเบียนและผ่านการพิจารณาแล้ว กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะออกเอกสารสำคัญให้ได้แก่
หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล
บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น และข้อบังคับบริษัท
ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) (ถ้ามี)
คำแนะนำเมื่อได้รับเอกสารแล้ว : ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ ชื่อกรรมการ และรายชื่อผู้ถือหุ้น เก็บต้นฉบับไว้อย่างปลอดภัย และทำสำเนาเตรียมใช้งาน
ขั้นตอนที่ 2 : เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท
ห้ามใช้บัญชีส่วนตัวทำธุรกิจ ต้องเปิดบัญชีแยกต่างหากในชื่อบริษัท เพื่อความชัดเจนทางการเงิน และสะดวกต่อการทำบัญชี-ยื่นภาษี ซึ่งเอกสารที่ต้องเตรียม
หนังสือรับรองการจดทะเบียน
บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจ
ตราประทับบริษัท (ถ้ามี)
ประโยชน์ : แยกรายรับ-รายจ่ายให้ชัดเจน เพิ่มความน่าเชื่อถือ ลดความเสี่ยงเรื่องภาษี
ขั้นตอนที่ 3 : ดำเนินการเรื่องภาษี ให้ครบถ้วนตามกำหนด
สิ่งที่ต้องรีบทำภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด เพื่อไม่ให้ถูกปรับ
จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) : กรณีที่มีรายรับต่อปีเกิน 1.8 ล้านบาท ต้องจดภายใน 30 วัน หากต่ำกว่าสามารถเลือกจดหรือไม่จดได้ตามความเหมาะสม
ลงทะเบียนภาษีเงินได้นิติบุคคล : กำหนดรอบปีบัญชี และยื่นแบบตามกำหนดเวลา
หน้าที่อื่นๆ : ยื่นรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย ส่งงบการเงินประจำปี ตามรอบที่กรมสรรพากรกำหนด
คำแนะนำ: บันทึกวันกำหนดส่งเอกสารและชำระภาษีไว้ล่วงหน้า หากล่าช้าอาจถูกปรับและมีค่าปรับเพิ่ม
ขั้นตอนที่ 4 : จัดทำระบบบัญชี และแต่งตั้งผู้ดูแลบัญชี
กฎหมายกำหนดให้ ทุกบริษัทต้องทำบัญชี และมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณวุฒิคอยดูแล
จัดทำสมุดบัญชีและบันทึกรายการรับ-จ่ายให้เป็นปัจจุบัน
เก็บหลักฐานใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ทุกฉบับไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
แต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีรับอนุญาต เพื่อตรวจสอบงบการเงินประจำปี
ผลดี : ช่วยให้รู้สถานะการเงินจริง ปลอดภัยจากการตรวจสอบกรมสรรพากร และวางแผนธุรกิจได้ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 5 : ดำเนินการเรื่องพนักงานและระบบประกันสังคม
หากมีลูกจ้าง ต้องปฏิบัติดังนี้
ขึ้นทะเบียนนายจ้าง ภายใน 30 วันนับจากวันรับพนักงานคนแรก
หักเงินสมทบประกันสังคมและนำส่งสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน
ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานอย่างเคร่งครัด
ขั้นตอนที่ 6 : จัดทำเอกสารภายในและตรวจสอบใบอนุญาตเพิ่มเติม
ทำตราประทับบริษัท เพื่อใช้ลงเอกสารสัญญา ธนาคาร และหน่วยงานต่างๆ
ตรวจสอบว่าธุรกิจต้องมี ใบอนุญาตเฉพาะด้าน หรือไม่ เช่น ค้าอาหาร ขนส่ง นำเข้า-ส่งออก หากมีต้องยื่นขอให้ครบถ้วนก่อนเริ่มดำเนินงาน
กำหนดรอบปีบัญชีชัดเจน เพื่อวางแผนการทำงานและยื่นภาษีได้ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 7 : รักษาหน้าที่ประจำ เพื่อให้บริษัทดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น
เมื่อบริษัทเริ่มทำงานแล้ว อย่าลืมภารกิจประจำทุกปี ได้แก่
1. จัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี
ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
3. ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลและเอกสารอื่นๆ ตามกำหนด
4. ปรับปรุงข้อมูลรายชื่อผู้ถือหุ้นและกรรมการให้เป็นปัจจุบันเสมอ
สรุป
รับเอกสาร → เปิดบัญชีธนาคาร → จัดการเรื่องภาษี → ทำระบบบัญชี → ดูแลเรื่องพนักงาน → ใบอนุญาตและเอกสาร → ปฏิบัติตามหน้าที่ประจำทุกปี
เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างครบถ้วน บริษัทก็จะดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ถูกกฎหมาย และเติบโตได้อย่างมั่นคง
